eSocial começa a receber informações do 2º grupo de empregadores no dia 16 de julho
Saiba o que observar na preparação para a segunda fase de implantação do Sistema de Escrituração Digital.
A implantação do eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) teve início em janeiro para as empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões. E, a partir de 16 de julho, começa a ser implantado para os demais empregadores. Segundo informações do governo federal, essa fase inicial se estenderá até o dia 31 de agosto, não havendo, portanto, necessidade das empresas prestarem informações de imediato, nos primeiros dias.
De acordo com o cronograma (estabelecido pela Resolução CDeS nº 02, de 30/08/2016, com redação dada pela Resolução CDeS nº 03, de 29/11/2017), em 1º de setembro, começará a fase de povoamento do eSocial com a informações cadastrais dos trabalhadores vinculados aos mais de 4 milhões de empregadores e, em novembro, passarão a ser enviadas as remunerações dos quase 33 milhões de trabalhadores e o fechamento das folhas de pagamento no ambiente nacional.
No primeiro grupo com as 13.110 empresas, que estão utilizando o eSocial desde janeiro, já existem informações de quase 12 milhões de trabalhadores. Atualmente, 97% das empresas do primeiro grupo já aderiram ao eSocial e estão fazendo os ajustes finais para o fechamento integral das folhas de pagamento na nova plataforma. Conforme Circular CAIXA 815/2018, publicada no DOU n.125, de 02/07/2018, para este grupo, o recolhimento rescisório do FGTS com as informações prestadas via eSocial, se dará para os desligamentos ocorridos a partir de agosto de 2018.
Fonte: Portal eSocial (modificado)
As informações que devem ser enviadas para o Sistema, a partir de 16 de julho, já são de cumprimento obrigatório. Ainda assim, para executar as exigências do eSocial será necessária uma mudança cultural, com o envolvimento de todas as áreas da empresa.
Por isso, é preciso observar alguns pontos importantes:
- Revisão dos processos internos;
- Cumprimento das obrigações no prazo legal, uma vez que o controle efetivo do Fisco possibilitará a aplicação rápida das penalidades;
- Adaptação do sistema próprio ao layout do eSocial;
- Atualização dos dados dos colaboradores, inclusive autônomos e estagiários (nome, “nome social”, residência, estado civil, dependentes etc.);
- Programas de Segurança e Medicina do Trabalho (PPRA e PCMSO);
- Cumprimento de cotas legais (pessoas com deficiência e aprendiz).
O contribuinte que não enviar as informações no prazo determinado estará sujeito a multas de R$ 500,00 a R$ 1.500,00, reduzida em 70% para a micro e pequena empresa, além de outras penalidades aplicáveis a cada caso, conforme prevê as legislações trabalhista e fiscal. Além disso, será necessário atender aos seguintes procedimentos prévios:
CERTIFICADO DIGITAL
Como regra, é necessário usá-lo para o envio das informações ao eSocial. Entretanto, é possível outorgar procuração a outra pessoa (contador, por exemplo) e, em alguns casos, a utilização de código de acesso. Vejamos as hipóteses: certificado digital:
- Pessoa jurídica: da matriz, do representante legal ou do procurador outorgado mediante procuração eletrônica ou não;
- Pessoa física: empregador ou procurador outorgado mediante procuração eletrônica ou não.
Código de acesso:
- MEI com empregado, segurado especial e empregador doméstico;
- ME e EPP optante pelo Simples Nacional com até três empregados;
- Contribuinte individual equiparado à empresa e produtor rural pessoa física com até sete empregados.
QUALIFICAÇÃO CADASTRAL
Considerando a diversidade de cadastro dos trabalhadores, muitas vezes com dados divergentes, será necessário realizar a “qualificação cadastral” prévia de cada trabalhador, para que ele tenha tempo hábil de regularizar a pendência e o empregador consiga encaminhar os dados pelo eSocial.
Importante saber:
- Qualificação cadastral: validação na base do CPF (nome, data de nascimento e CPF) e base do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) – data de nascimento, CPF e NIS.
- Consulta de qualificação cadastral: possibilita identificar possíveis divergências associadas a nome, data de nascimento, CPF e NIS. Acesse: http://portal.esocial.gov.br/ institucional/consulta-qualificação-cadastral.
Divergências apontadas:
- CPF: situação “suspenso”, “nulo” ou “cancelado”, nome ou data de nascimento divergente;
- NIS: CPF ou data de nascimento divergentes;
- Regularização: o sistema apresentará mensagem orientando onde requisitar a alteração dos dados (Receita Federal, INSS, Caixa ou Banco do Brasil).
Fonte: FecomercioSP