O começo do ano é o período de fechamento do balanço anual e hora de arquivar os documentos do ano anterior. Nessa época, é comum surgirem dúvidas a respeito do prazo de guarda dos documentos de uma empresa. Esse prazo depende do tipo do documento – se é tributário ou trabalhista –, e da norma legal que exige sua exibição, especialmente para fins de fiscalização e cobrança de eventual dívida.

Qual o prazo de guarda de documentos tributários?

Devem permanecer arquivados por cinco anos. O período de guarda dos tributos está relacionado com o prazo de decadência e prescrição, previstos nos artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN), respectivamente. Decadência é o decurso do prazo de cinco anos que o Fisco tem para constituir o crédito tributário, por meio da notificação de lançamento ou do auto de infração. Já a prescrição é o decurso do prazo de cinco anos para cobrar judicialmente o tributo devido. No fim desse prazo, o crédito tributário será extinto (art. 156, v, do CTN) e não mais poderá ser exigido pelo Fisco.

Esse mesmo prazo decadencial e prescricional se aplica aos livros obrigatórios e comprovantes de lançamentos. O artigo 195, parágrafo único, do CTN, estabelece que “livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição”. Já o artigo 1.194 do Código Civil define que o “empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência”. Por sua vez, o artigo 37 da Lei n.º 9.430/1996 impõe que “os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência”.

E para contribuições previdenciárias?

Nesse caso, apesar de o artigo 45 da Lei n.º 8.212/1991, que estabelecia o prazo decadencial, não estar mais em vigor, ainda encontramos nas normas previdenciárias prazos de dez anos. Os artigos 103 e 103-A da Lei n.º 8.213/1991 fixa esse prazo para o segurado ou beneficiário requerer a revisão do ato de concessão de benefício, bem como o direito da Previdência Social de anular seus atos administrativos. O artigo 225, parágrafos 5º e 22, do Decreto n.º 3.048/1999, estabelece a obrigatoriedade de a empresa manter à disposição da fiscalização, durante dez anos, os documentos comprobatórios do cumprimento de suas obrigações legais, inclusive os arquivos digitais do sistema de processamento eletrônico de dados trabalhistas e previdenciários.

Por quanto tempo é preciso guardar documentos trabalhistas?

Por cinco anos para trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de dois anos após a extinção do contrato de trabalho, nos termos do artigo 7º, xxix, da Constituição Federal e artigo 11 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Entretanto, considerando que contra o menor de 18 anos não corre prazo prescricional, em atenção ao artigo 440 da CLT, a contagem do prazo de guarda deve iniciar quando o trabalhador complementar essa idade.

Quais as regras para o FGTS?

Com relação ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), apesar de o artigo 23, § 5º, da Lei n.º 8.036/1990 determinar o prazo de 30 anos, o Supremo Tribunal Federal, última instância do Judiciário, pacificou o entendimento de que tal prazo é inconstitucional e deve prevalecer o período de cinco anos.

Fonte: FecomercioSP